Kassanhallinta – miksi se on tärkeää ja miten tehostaa sitä?
Tehokas kassanhallinta varmistaa yrityksen maksuvalmiuden ja auttaa yrittäjää suunnittelemaan mahdollisia investointeja. POP Pankki Honkajoen rahoituspäällikkö Oskari Ollila kertoo, miten rahavirtojen säännöllinen seuranta ei lopulta viekään paljon aikaa, vaan itse asiassa säästää sitä.
1. Miksi tehokas kassanhallinta on tärkeää yritykselle?
Tehokkaalla kassanhallinnalla on selkeä yhteys hyvään tuloksentekoon. Se pitää sisällään muun muassa laskutuksen, erilaiset pankkitilit, maksuvälineet ja -palvelut sekä myyntisaatavien ja ostovelkojen seurannan, perinnän ja rahoituksen. Kassanhallinta auttaa yrittäjää ymmärtämään, kuinka paljon yrityksen kassassa on rahaa ja kuinka paljon sitä on tulossa ja menossa.
”Kassanhallinnassa on keskeistä, että yrityksen varat ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan; asiakkaita laskutetaan säännöllisesti ja omat laskut maksetaan ajallaan”, POP Pankki Honkajoen rahoituspäällikkö Oskari Ollila sanoo.
Kassanhallinnan keskeisimpiä asioita onkin rahavirtojen säännöllinen seuranta. Sen avulla yrittäjä pystyy takaamaan yrityksensä maksuvalmiuden. Kärjistetysti voisi jopa sanoa, että vakaa kassanhallinta on tulosta tärkeämpi.
”Kyllä! Tyypillinen esimerkki on yksinyrittäjä, joka tekee hulluna töitä, mutta laskuttaa töistään vasta kuukausien päästä. Yritykseen tuleva kassavirta ei tällöin pysy tasaisena, mikä voi vaarantaa yrityksen maksuvalmiuden.”
2. Mistä kannattaa aloittaa omien prosessien tarkastelu?
Hyvän kassanhallinnan ensimmäinen etappi on tehdä laskutuksesta säännöllinen rutiini, jotta yrittäjä pysyy ajan tasalla kassan tilanteesta ja ymmärtää mahdolliset kausivaihtelut.
Laskutukselle on hyvä merkata ihan oma aikansa kalenteriin.
”Jos laskutettavia asiakkaita on vain muutamia, laskutuksen voi hoitaa kerran viikossa. Jos taas osto- ja myyntilaskuja on paljon, niille kannattaa pyhittää aikaa useamman kerran viikossa. Kun lähettää laskut eteenpäin säännöllisesti, rahaa tulee tasaisesti sisään yritykseen.”
Myös myyntisaatavien seuranta ja laskumuistutukset ovat olennainen osa laskutusprosessia.
”Yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että laskut maksetaan ajallaan. Yrittäjän on hyvä olla laskutettavaan aktiivisesti yhteydessä, jotta lasku ei makaa puoli vuotta maksamattomana ja aiheuta luottotappioita.”
Erilaiset pankkipalvelut kannattaa keskittää yhteen pankkiin, jolloin koko kassanhallinnan paletti on helpommin seurattavissa.
”Jos kassanhallinnan paletti on pirstaloitunut moneen paikkaan, sitä voi olla vaikeampi hallita. Yrittäjän kannattaa miettiä, mitkä asiat vievät eniten aikaa. Jos kassanhallinta ei kuulu yrittäjän ydinosaamiseen, voi myös pohtia jonkin osa-alueen, kuten laskutuksen, ulkoistamista tilitoimistolle”, Ollila sanoo.
3. Miten kassanhallinta auttaa investointisuunnitelmissa?
Rahavirtojen aktiivisella seurannalla pystytään suunnittelemaan myös mahdollinen rahoituksen tarve. Investointien rahoittamisen suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Vaikka investointiin haettaisiin ulkopuolista rahoitusta, siihenkin edellytetään usein omarahoitusosuuksia.
”Kassanhallinta ja investointisuunnitelmat kulkevat käsi kädessä. Pitkäjänteisellä suunnittelulla yrittäjä pystyy rahoittamaan investoinnit vaarantamatta omaa maksuvalmiuttaan. Juoksevat kulut ja palkat täytyy hoitaa investoinneista huolimatta.”
Investointitarpeet ovat aika pitkälti kiinni siitä, minkälaista toimintaa yritys harjoittaa ja minkälaisia investointitarpeita liiketoiminta edellyttää. Suunnittelun voi aloittaa vaikka yhdestä vuodesta.
”Yksi yritys voi suunnitella yhtä isompaa investointia vuoden päähän, kun toinen tekee useita pienempiä investointeja pitkin vuotta. Kassaan olisi hyvä säästää puskuria tulevia investointitarpeita varten. Sitä voi kerryttää ennakoivalla kuukausisäästämiselläkin”, Ollila sanoo.
4. Miten pankki voi tukea yritystä kassanhallinnassa?
Tehokkaaseen kassanhallintaan kuuluu olennaisena osana myös se, että yrityksen rahat saadaan sijoitettua tuottavasti eteenpäin. Jos yritykselle kertyy ylimääräisiä varoja investointitarpeiden lisäksi, on järkevää pohtia säästämistä tai sijoittamista.
Pankki tarjoaa vaihtoehtoja paitsi säästämiseen myös erilaisiin rahastoihin tai talletustileihin.
”Hyvällä suunnittelulla vältytään ylimääräisiltä kuluilta eivätkä pääomat makaa tuottamattomina.”
Pankki on yrittäjän hyvä kumppani myös maksuliikennekokonaisuudessa. POP Pankin palveluista löytyvät kassanhallintaan tarvittavat työvälineet ja laajat sähköiset maksuliikennepalvelut. Esimerkiksi kännykälle tai tabletille ladattavan POP Mobiili -sovelluksen kautta yrittäjä voi näppärästi tarkistaa tilin tilanteen ja hoitaa tavanomaisia pankkiasioita missä vain.
”Pankki on yrittäjän asiantuntijakumppani, jonka kanssa voi sparrailla hankalalta tuntuvia asioita. Voimme yhdessä miettiä, miten kassanhallinnasta saataisiin sujuvampi”, Ollila toteaa.
Pankin tuesta voi olla hyötyä silloinkin, jos yrityksellä on rajuja kassanvaihteluita. Yrityslainan ja luotollisen tilin rinnalla myös myyntilaskujen rahoitus voi olla hyvä rahoitusvaihtoehto. POP Pankki tarjoaa asiakkailleen Laskuraha-nimistä laskurahoituspalvelua, jonka avulla pystytään vapauttamaan varoja kassan parantamiseen ja kasvun kehittämiseen. Laskurahan tuottaa POP Pankki -ryhmän pitkäaikainen yhteistyökumppani Puro Finance.
”Käytännössä yrittäjä saa siis laskuttamistaan laskuista heti tietyn osan omalle tililleen. Tämä on hyvä ratkaisu etenkin sellaisella alalla, jossa maksuajat ovat tyypillisesti hyvin pitkät. Laskurahoituksen käyttöönotolla asiakkaille voidaan myös myöntää pidempi maksuaika, mikä voi olla myyvälle yritykselle kilpailuetu.”
5. Tarvitseeko menestynyt yritys kassanhallintaa?
Kassanhallinta tuo ennustettavuutta. Vaikka yrityksellä menisi tällä hetkellä hyvin, se ei ole tae tulevasta eikä poista kassanhallinnan tärkeyttä. Sitä paitsi monen yrityksen liiketoimintaan kuuluu hiljaisempiakin ajankohtia, jolloin on silti huolehdittava yrityksen juoksevista kuluista.
”Kun yrityksen talous on kunnossa ja yrittäjä ymmärtää mahdolliset kassan kausivaihtelut, yrityksen on helpompi selvitä yllättävistäkin tilanteista ja satsata yrityksen kehittämiseen.”
Vaikka rahavirtojen säännöllinen seuraaminen ja laskujen pyörittely voivat aluksi tuntua työläiltä ja aikaa vieviltä, niillä pystytään pitkällä aikavälillä minimoimaan erilaisten ongelmien kasautumista ja lisäämään tuottavuutta.
Yksi hyvä tapa tehostaa kassanhallintaa on siirtyä sähköiseen laskutukseen.
”Näin laskut menevät perille asiakkaille paljon nopeammin eivätkä huku postissa. Yrityksen sitoutunutta pääomaa voi pienentää myös asettamalla myyntilaskuihin lyhyet maksuajat ja neuvotella omiin ostolaskuihin pitkät maksuajat”, Ollila vinkkaa.
